Con il flusso costante di nuovi contenuti, notizie e idee, è facile perdersi nella gestione, soprattutto se si gestiscono diversi account, magari anche per i propri clienti. Avere un calendario editoriale è fondamentale per restare al passo con le esigenze del brand. È uno strumento di content marketing essenziale per la tua strategia dei contenuti.
Se vuoi far rivivere il tuo sito che contiene già numerosi contenuti, puoi pensare ad un restyle o a una tecnica di repurposing, per iniziare. Tuttavia, queste non saranno sufficienti sul lungo periodo. È fondamentale trovare la cadenza perfetta per la pubblicazione dei materiali. Da un lato, non vale la pena pubblicare troppo frequentemente, dall’altro, una bassa frequenza potrebbe non essere sufficiente per raggiungere l’obiettivo di porsi come autorità nel campo.
Cosa possiamo fare per trovare il ritmo giusto? Questo è esattamente lo scopo della calendarizzazione delle pubblicazioni, ed è quello che vedremo in questo articolo. Ma non solo, vedremo anche uno strumento per gestire il proprio calendario editoriale, per applicare la content strategy nel migliore dei modi!
Se vuoi saltare alla parte pratica, vai alla sezione Come creare un calendario editoriale più in basso. Se vuoi sapere con realizzarlo con Notion, ho scritto una sezione apposita.
Cos’è un calendario editoriale?
Tanto per cominciare, un calendario editoriale può sembrare solo un foglio di calcolo con le date di pubblicazione dei contenuti e in effetti uno strumento così semplice potrebbe anche bastare, ma non è completo. È bene sapere che qualunque sia lo strumento scelto, ti offre molto controllo sulla tua strategia, un controllo che va oltre la scelta della sola data di pubblicazione.
Prima di tutto, un calendario editoriale è un calendario. Nel senso che ti aiuta davvero a gestire il tuo tempo. Ma non è tutto, un calendario efficiente considera chi sia il tuo pubblico (le famose target personas), i canali che usi e altri parametri utili per la pubblicazione cosciente.
Quindi, il quadro è un po’ più complesso, dovrai mappare i tuoi contenuti, i responsabili di ogni passaggio (se lavori in team), le personas e i gli obiettivi che vuoi raggiungere. Con questi dati sarai in grado di programmare in anticipo cosa e quando pubblicare, assieme anche al modalità di produzione del contenuto.
Ecco le informazioni che un calendario editoriale di base deve fornire:
- contenuto: cosa verrà creato e pubblicato, considerando la tua content strategy
- leader: chi è il responsabile di ogni specifico contenuto, sia interno (scrittore, editore, grafico) che esterno (agenzia, freelance), nel caso che tu lavori in team
- call to action: l’obiettivo del contenuto (contenuti extra, un sondaggio, un invito all’azione, etc.)
- indicazione del canale: dove i contenuti saranno pubblicati e condivisi – il blog dell’azienda, i social media, le email, i canali YouTube, ecc.
In questo modo si organizza la produzione e la pubblicazione dei contenuti. Ora vediamo del perché il calendario editoriale è così importante per la tua impresa, qualunque sia la sua dimensione.
Chi ha bisogno di un calendario editoriale?
Il calendario editoriale è uno strumento che aiuta moltissimo in ogni circostanza, soprattutto quando si lavora in team. Uno degli errori che spesso viene commesso dai content marketer è quello di avere una reach inadeguata verso i clienti e una mancanza di cooperazione tra i dipartimenti.
Guidati dal calendario editoriale, la produzione di contenuti si avvicina di più alla strategia, in quanto è possibile valutare le risorse necessarie per essere precisi nella produzione.
Inoltre, questo dà al team una visione più ampia dei processi quotidiani, in modo che chiunque possa collaborare con intuizioni per migliorare la strategia di marketing dell’azienda.
Se lavori in modo autonomo e pubblichi i tuoi contenuti su diversi canali (blog, YouTube, Facebook, LinkedIn, etc.), il calendario ti aiuterà a tenere traccia di tutti quei parametri che poi ti serviranno per aggiustare il tiro in fase di crescita. Per esempio, se non vedi grande differenza tra pubblicare tutti i giorni e 3 volte a settimana, sicuramente ti servirà meno tempo scrivere 3 contenuti invece che 5-6. Il tempo che avanza puoi investirlo in altre attività per la tua impresa.
Qualunque sia il vantaggio maggiore che un calendario editoriale ti può offrire, ci sono alcuni passaggi che ti aiuteranno a implementarlo in modo corretto e a trarne grande giovamento.
Semplifica il processo di creazione
Lo sviluppo di contenuti diversi è un processo complesso. Dipende dalle persone che ci lavorano e dalle particolarità che ogni contenuto deve avere per le diverse piattaforme. Il punto qui è semplice: rendere più semplice il processo.
Il calendario offre informazioni dettagliate per evitare eccessive revisioni e la necessità di una nuova analisi. Non serve, infatti, eseguire ogni volta una nuova analisi delle parole chiave o dei competitor, basta eseguire queste operazioni una volta e utilizzare i risultati per produrre un maggior numero possibile di contenuti.
Progettando i contenuti per essere pubblicati su più canali, potrai anche ottimizzare la produzione, che preparerà le varie versioni del contenuti per i vari canali nello stesso momento, mantenendo coerenza e risparmiando tempo.
Essere in costante movimento
Secondo Think With Google, l’80% delle persone passa da un tipo di contenuto all’altro durante il suo viaggio di esplorazione dei prodotti su internet per l’acquisto. Questo significa che è necessario trovare il giusto equilibrio per fornire contenuti costantemente in tutti i canali che le tue target personas frequentano.
Con un calendario editoriale in mano, ottimizzi i tempi per sfruttare le tue risorse. Il reparto marketing deve assegnare le attività considerando sia gli obiettivi a breve che quelli a lungo termine. Se sei tu stesso a farlo, ricordati di non perdere di vista l’obiettivo a lungo termine mentre elabori la strategia a breve termine.
Trovare il tuo flusso ideale può farti risparmiare un sacco di soldi e tempo. In definitiva, il calendario ti permette di ottimizzare la produzione e l’impiego dei talenti: i copywriter possono alternare i post del blog e gli script video, per esempio. Questo avviene anche se sei tu stesso a scrivere ogni contenuto. Alternare la tipologia di contenuto che stai creando ti aiuta a mantenere la mente fresca ed elastica.
Avere più tempo per prenderti cura dell’impresa è un vantaggio importante, soprattutto se oltre ai contenuti sul breve periodo (articoli), hai bisogno di tempo per dedicarti ai contenuti per il lungo periodo (creazione di video corsi o ebook).
Essere innovativo
Una delle maggiori sfide per i content creator è la mancanza di tempo per sviluppare una strategia solida che raggiunga un obiettivo a breve termine. Da una micro prospettiva, che si ri-definisce di continuo, raggiungere il traguardo può sembrare molto complicato.
La mente non sarà efficace e creativa al 100% del tempo, per questo la cosa migliore è fornirle linee guida, schemi e programmi. In breve, il calendario editoriale fornisce queste informazioni a supporto della creazione di contenuti. Dedicare del tempo alla content strategy, prima di definire il calendario editoriale, è una pratica che ti aiuta a generare tutti gli asset di cui hai bisogno per ridurre lo sforzo nella realizzazione di un contenuto.
Da questo punto di vista, il calendario editoriale è uno strumento potente per fornire ciò che è necessario per pianificare ogni attività con successo. Il risultato è un flusso uniforme di attività con obiettivi specifici. Questo è lo scenario in cui possiamo vedere il dispiegarsi di idee creative.
Immagina la realizzazione di un contenuto come l’esecuzione di un compito complesso, come la scalata di un monte. Se la scalata di per sé richiede un paio d’ore, la preparazione ha richiesto allenamenti, preparazione del materiale, studio delle mappe, etc. Il tempo che dedichi alla content strategy e al calendario editoriale equivalgono alla preparazione, mentre la creazione del contenuto equivale alla scalata vera e propria.
Come creare un calendario editoriale
Ecco una sfida che molti faticano a superare. Il primo calendario editoriale tende ad essere un semplice programma. Ma non è quello che ti serve. Per sfruttare i vantaggi che abbiamo evidenziato sopra, puoi seguire alcuni preziosi approfondimenti che ti elenco qui di seguito.
Tieni sotto controllo la tua content strategy
La domanda che dovresti porti è: come allineare la mia strategia alle aspettative? Questo significa trasformare i risultati in un ROI (Return of investment) positivo. Cioè trasformare lo sforzo in risultati nella direzione che hai scelto con la tua strategia.
Quando si tratta di content marketing, i tuoi obiettivi devono essere collegati agli argomenti se vuoi posizionarti bene nella pagina dei risultati di Google (SERP). Questo ti aiuterà a identificare le parole chiave con cui i tuoi materiali devono lavorare, che è il fondamento della tua strategia SEO. Se il calendario editoriale è la mappa che stai tracciando, la strategia è la bussola che ti permette di restare nella giusta direzione.
Scegli lo strumento
Ci sono moltissimi modelli di calendario editoriale che puoi trovare su internet, ma potresti anche considerare di svilupparne uno tu stesso. Tieni conto della tua strategia, delle dimensioni dell’impresa, del budget disponibile, etc.
Inoltre, considera dove sarà disponibile esattamente la piattaforma che scegli per la pubblicazione. Tutti gli utenti devono poter accedervi facilmente. Con i social vai sul sicuro, ma quando si parla di un sito, allora dovrai pensare all’esperienza utente, alla facilità di navigazione. etc.
Assegna i ruoli (se lavori in team)
Il calendario editoriale deve collegare ogni compito alla persona o al team responsabile. Anche i contenuti che richiedono un intero team devono essere esplorati nei dettagli, in modo che i suoi rami raggiungano i rispettivi responsabili. È fondamentale assegnare i singoli ruoli, in modo che i supervisor possano fare dei follow-up e garantire che le cose siano fatte in tempo.
Questi i passaggi che il tuo contenuto dovrebbe subire:
- definizione del titolo del contenuto
- assegnazione dell’autore
- domande all’esperto in materia
- analisi delle risposte
- prima bozza
- bozza modificata (o revisione)
- contenuto approvato
- contenuto pubblicato
Crea uno stock
Prima di iniziare a pubblicare, crea una raccolta di post per garantire che il flusso di pubblicazione funzioni correttamente. Promuovi incontri di brainstorming per raccogliere idee e supponi che ci sia un flusso regolare fin dall’inizio.
Oltre a questo, determina obiettivi specifici per il trimestre: aumentare i lead, migliorare la brand awareness, migliorare le classifiche di ricerca, etc. Questo ti aiuterà a identificare il miglior mix di contenuti per il singolo ciclo e ad assegnare le regole nel calendario.
Io, che gestisco da solo i contenuti di Plan B Project, penso a tematiche mensili da sviluppare con due articoli a settimana nel blog, più un paio di tematiche che si prestano bene a essere seguite con dei video su YouTube settimanali e ho un traguardo trimestrale per la creazione dei video corsi.
Misura i risultati
Analizzando le metriche dei tuoi contenuti, siano essi articoli, post social o video, garantisci una gestione del calendario guidata dai dati. Nonostante tu sia sempre coinvolto nel processo, hai bisogno di parametri concreti per analizzare le prestazioni e regolare la strategia.
Questo si accompagna a regolari rielaborazioni degli obiettivi a breve termine. L’obiettivo principale è quello di sviluppare soluzioni e perfezionare la strategia analizzando risultati, processi, sfide, ostacoli, metodi e altri fattori rilevanti. Questo deve succedere sia quando lavori da solo che quando sei parte di un team.
Sii costante
Il tuo calendario editoriale deve essere flessibile, non inutile. Quando un altro compito richiede improvvisamente la tua attenzione, ci deve essere una riprogrammazione del contenuto su cui stavi lavorando. Usa il calendario come un metro per capire se stai lavorando secondo i piani o no.
La flessibilità è essenziale per una strategia che sia al passo coi tempi. Quando il calendario editoriale diventa solo una registrazione delle attività, si scopre che non sta svolgendo il suo ruolo. Sarà il momento di fermarsi e rivedere i traguardi che ti eri prefissato.
Credo che con la teoria abbiamo detto abbastanza. Ora vediamo la parte pratica che ti propongo.
Calendario editoriale con Notion
Premessa: quello che sto per mostrare è il mio metodo, non la soluzione definitiva per gestire un calendario editoriale. Per arrivare a questa soluzione mi ci è voluto un annetto ed è possibile che ci saranno delle modifiche in futuro.
Il sistema che mostrerò si adatta sia a un team che a un creator tuttofare.
Dopo aver provato con la classica agenda, un bullet journal cartaceo e un complicato file di excel, ho trovato in Notion uno strumento ideale per la gestione dei contenuti su Plan B Project.
I contenuti di Plan B Project, come sono organizzati
I contenuti che produco sono di diverso tipo, ognuno con la sua cadenza:
- articoli – 1 / settimana
- video per YouTube – 1 / settimana
- video corsi per Udemy (o aggiornamenti) – 1 / trimestre
- newsletter – 2 / mese
Questo significa che quando studio il calendario per le settimane a venire, conosco la tipologia di contenuti che devo fare. Si tratta solo di metterli in calendario.
Il template di Notion utilizzato
Notion è uno strumento flessibile che permette di personalizzare molti aspetti del suo utilizzo. Io lo uso sia per gestire il mio calendario editoriale, ma anche i progetti per i miei clienti, appunti, il mio bullet journal e molto altro.
Per farlo si utilizzano diversi template che aiutano nel strutturare i tuoi contenuti nel software. Nel caso del calendario editoriale, uso un template “database” che mi permette di visualizzare i contenuti in schermate differenti, in modo da poter gestire anche visivamente i contenuti in modo efficiente.
Il database è strutturato in modo che ad ogni voce corrisponda un contenuto e i suoi metadati. La voce appare come una “pagina” nel software e i metadati le sue proprietà. Ecco la lista delle proprietà che applico alle voci del mio calendario editoriale:
- Utente assegnato: utile in caso si lavori in team, per tenere traccia di chi è responsabile e di cosa.
- Status: lo stato in cui si trova il contenuto (idea, in produzione, in revisione, completato, pubblicato)
- Tipologia: tipologia del contenuto
- Categoria: la categoria del contenuto
- Riferimento: una fonte, per esempio
- URL: il link del contenuto prodotto, non appena disponibile
- Data di pubblicazione: la data in cui il contenuto deve essere pubblicato
- Deadline: data entro la quale deve essere completato
- Keyword: la parola chiave per il contenuto
Il template originale lo puoi trovare a questo indirizzo.
1. Aggiunta di un contenuto
Quando aggiungo un contenuto, questo ha lo status di idea, che indica che siamo nella fase iniziale dello sviluppo del contenuto. Immagina questo status come il cesto delle idee, ogni volta che mi viene in mente qualcosa che potrei fare, un argomento che potrei trattare o un articolo che potrei scrivere, lo metto nel calendario con quello status, così non me lo scordo.
Ho un sacco di contenuti che forse non vedranno mai la luce, ma è un ottimo modo per appuntarsi quello che mi viene in mente.
Con categorie e tipologie di contenuto, filtro le voci del database e assegno le deadline e data di pubblicazione. Questo passaggio avviene una volta a settimana e cerco di gestire le quattro settimane future.
Nota: La data di pubblicazione è riservata per i contenuti singoli, come gli articoli o i video, mentre la deadline è per i contenuti che richiedono molto lavoro e sono compositi, come un video corso.
2. Modifica del contenuto e ricerca
Una volta a settimana guardo il calendario editoriale e controllo cosa c’è da fare durante la settimana, cioè quali contenuti verranno pubblicati tra due settimane. Infatti cerco di avere i sempre contenuti per la settimana che viene già pronti.
Scelgo i 2 articoli e il video per YouTube che farò in settimana, assegno le parole chiave, se già non ci sono (faccio riferimento a quelle trovate durante la progettazione della strategia).
Per ognuno faccio una brevissima ricerca mirata per sapere cosa c’è online in lingua italiana e inglese, guardando anche alle date di pubblicazione. Se trovo materiale interessante, me lo segno nella proprietà “Riferimento“. Ho scoperto che ci sono una decina di siti inglesi che hanno contenuti simili a quelli che tratto io in italiano, questa è un’informazione molto utile.
Mi segno un paio di appunti (massimo due frasi) per ogni voce per appuntare alcune cose, tipo come voglio trattare l’argomento, se voglio citare qualcuno in particolare, etc.
Infine, assegno al contenuto lo status di “In progress”. Questo è particolarmente semplice nella schermata che mi mostra gli status, perché basta trascinare la card che rappresenta il contenuto nella colonna corretta.
3. Analisi dei dati e modifica del calendario
Ogni settimana controllo come sono andati i contenuti pubblicati, cerco di capire se un argomento è piaciuto più di un altro ed eventualmente modifico il calendario per fare più contenuti dell’argomento che è piaciuto.
Oltre agli argomenti, mi segno se ci fosse stato un miglioramento per un certo tipo di contenuto o taglio editoriale che ho voluto dar loro. Per esempio, mi sono accorto che i video in cui uso la lavagna virtuale vengono seguiti meglio. Mi appunto questo dettaglio per i video futuri.
Guardando cosa ho pubblicato e quanto è stato apprezzato, decido i prossimi contenuti, assegnando ai contenuti che scelgo una data di pubblicazione. A volte la data viene modificata per far spazio a nuovi contenuti di approfondimento. È così che nascono le serie o i periodi a tema.
Con la visuale a data di pubblicazione, la cosa è relativamente facile. Anche in questo caso, basta trascinare i contenuti nel calendario per cambiare loro la data di pubblicazione.
4. Pianificazione pratica della settimana
Infine, in base a quello che devo produrre, ai progetti che ho con i miei clienti e alla difficoltà di esecuzione, mi segno nel mio bullet journal quando, durante la settimana a venire, farò ogni cosa.
A questo punto il segreto è cercare di restare fedeli al piano il più possibile. Ovviamente è contemplato che ci siano imprevisti, contenuti che prendono più tempo di quello che avevo preventivato, etc.
Tips
Puoi usare le proprietà delle voci anche per segnare su quale social vuoi pubblicare i contenuti, gli hashtag che vuoi usare o anche assegnare un’immagine alla voce.
I database di Notion sono molto versatili e ti invito a provarli e studiarli in modo approfondito!
Conclusioni
Il calendario editoriale è, assieme alla content strategy, uno degli strumenti indispensabili per gestire in modo efficiente ogni aspetto dei propri contenuti.
La cura e la manutenzione del calendario sono importanti per l’esecuzione dei contenuti e la condivisione degli stessi sui propri canali. Senza di esso, si perde molto tempo ogni volta che si decide cosa fare e come farlo.
Quando si progetta una strategia e si pianifica il calendario editoriale, invece, si dedica tempo per prepararsi in modo adeguato prima di iniziare.
Immagina il calendario come la raccolta degli ingredienti prima di fare una ricetta complicata. È molto più semplice avere gli ingredienti preparati, pesati e pronti da utilizzare, piuttosto che iniziare subito a cucinare a perdere tempo ad ogni passaggio per recuperare e preparare l’ingrediente successivo.
Ora che conosci questi due strumenti essenziali per il tuo content marketing, è il momento di mettere in pratica ciò che ti ho detto e fare un salto di qualità con i tuoi contenuti!
