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Modelli di problem solving: Simplex Process

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Tra i modelli di problem solving, il Simplex Process aiuta a muoversi in modo sistematico, evitando errori.
Tempo di lettura: 9 min.

Quando si fa problem solving in ambito professionale, è facile rischiare di non vedere delle buone soluzioni, o addirittura definire il problema in modo errato. Il Simplex Process aiuta ad evitare questi problemi.

Essendo un processo molto dettagliato e approfondito, è importante essere consci che richiederà un ingente quantitativo di risorse. Meglio, quindi, valutare bene la situazione prima di applicare questo processo.

Il modello proposto di problem solving

Il Simplex Process è un esempio di problem solving in otto passaggi molto efficace. Il team incaricato viene agevolato nel trovare e risolvere problemi in modo creativo e con successo. Particolarità del modello è quella di non necessitare di un problema specifico in partenza.

Il modello guida attraverso ogni fase della procedura di risoluzione dei problemi, dalla diagnosi all’implementazione di una soluzione. Il tutto per garantire che le soluzioni siano fantasiose, stabili e ben ponderate.

Un modello simile, ma meno approfondito, è il ciclo di Deming, che in soli 4 passaggi si prefigge lo scopo di apportare miglioramenti costanti. In quel caso è necessario avere una situazione di risolvere in partenza.

Il metodo

Tra i modelli di problem solving, il Simplex Process è uno dei più completi. Si tratta di un processo iterativo che si articola in tre fasi e otto step o passaggi:

Fase 1: – Formulazione del problema

  1. individuazione del problema
  2. individuazione dei fatti
  3. definizione del problema

Fase 2 – formulazione della soluzione:

  1. individuazione delle soluzioni
  2. processo decisionale

Fase 3 implementazione della soluzione:

  1. pianificazione delle azioni
  2. pianificazione dell’accettazione
  3. attuazione delle decisioni

Per l’utilizzo corretto di questo metodo di problem solving, è bene introdurre due abilità necessarie per il lavoro in team: divergenza e convergenza attiva.

Divergenza attiva: I membri del team generano tante idee e opzioni quante ne possono concepire. Le opinioni si separano e vengono esplorate singolarmente per trovare nuove relazioni tra fatti e dati.

Durante il processo di divergenza attiva tutti i membri del gruppo continuano a indagare fino a quando non si trovano tutte le opzioni possibili. Poi avviene la “convergenza attiva“, in cui i partecipanti riuniscono e decidono quale opzione scegliere per la fase successiva.

Problem Solving - Simplex Process - Fasi

Le fasi del Simplex Process

Durante tutte le fasi avviene il rinvio verticale del giudizio. Ciò comporta l’apertura mentale su nuove idee, fatti e opportunità. Permette al gruppo di cercare modi alternativi per definire il problema e di usare modi innovativi sia per risolverlo che per implementare soluzioni.

Aiuta inoltre a distinguere tra situazioni poco chiare e problemi ben definiti, e a percepire la differenza tra la definizione e la soluzione di un problema.

Come per il metodo PDCA, il Simplex Process non è un singolo processo in linea retta, ma un ciclo continuo. Ciò significa che la soluzione dei problemi non si ferma una volta che la soluzione è stata implementata. La conclusione di un ciclo di miglioramento attiva invece il successivo.

Fase 1 – Formulazione del problema

Questa prima fase contiene tre step del Simplex Process. Consiste nel creare una formulazione olistica del problema. Per olistico si intende il più comprensivo possibile, che include, cioè ogni aspetto che potrebbe essere coinvolto.

Inizia con la ricerca di un problema, di solito in relazione ad un aspetto specifico dell’azienda o dell’impresa.

Nella fase 1 è compresa la messa a fuoco degli aspetti più insoliti del problema e la generazione di una definizione relazionale, chiara e specifica.

Step 1 – Individuazione del problema

Individuare un problema significa, prima di tutto, trovare o prevedere difficoltà e opportunità. Questo passaggio riguarda la valutazione delle esigenze sia interne che esterne.

Attenzione: A differenza di altri sistemi di problem solving, il problema non è noto prima dell’inizio del processo.

Nel primo step del metodo si cerca di identificare il maggior numero possibile di problemi esistenti o potenziali, utilizzando la divergenza attiva. In seguito se ne seleziona uno solo lavorando con la convergenza attiva.

Step 2 – individuazione dei fatti

La ricerca dei fatti comporta la raccolta dinamica di informazioni relative alla situazione attuale in relazione al problema selezionato. Il team per il problem solving utilizza la convergenza attiva per sviluppare una definizione del problema produttiva e vantaggiosa nella fase successiva. Il processo funziona più o meno come un imbuto, selezionando ad ogni passaggio solo le soluzioni migliori.

Step 3 – definizione del problema

Si tratta di utilizzare la divergenza attiva per tradurre i fatti chiave e creare una serie di definizioni ponderate e dinamiche del problema. Il team di problem solving seleziona quindi una dichiarazione da esplorare in modo più dettagliato.

Man mano che si esplora, si produce una mappa di definizione del problema. Questa viene creata chiedendo “perché o cosa ci ferma?”.

Per esempio:

Perché vogliamo migliorare il packaging dei nostri prodotti?
Risposta: per far durare più a lungo il prodotto.

Cosa ci impedisce di migliorare il packaging del prodotto?
Risposta: La nostra attrezzatura è obsoleta.

Il gruppo sceglierà quindi, attraverso la convergenza attiva, l’unica dichiarazione che ritiene sia la più valida da utilizzare per la soluzione dei problemi.

Fase 2 – Formulazione della soluzione

Questa fase del Simplex Process riguarda la ricerca di soluzioni al problema definito nella fase 1 e contiene due passaggi.

Come le altre fasi, si utilizza il rinvio verticale del giudizio per scoprire il maggior numero possibile di soluzioni creative, consentendo una valutazione e una selezione efficace di una soluzione. Le idee devono essere nuove, eccitanti e realizzabili.

Il rinvio verticale del giudizio fa parte del gruppo di quattro abilità necessarie per svolgere un Simplex Process. In sostanza si tratta dell’abilità di non saltare alle conclusioni e di analizzare in modo sistematico ogni possibilità.

Step 4 – individuazione delle soluzioni

La ricerca consiste nel progettare un gran numero di possibili soluzioni, per il problema scelto. Il gruppo, tramite la convergenza attiva, elimina le soluzioni più deboli.

Ne risulta un numero ridotto di potenziali opzioni che si ritiene offrano le maggiori opportunità per affrontare il problema, così come si è definito.

Step 5 – processo decisionale

Il processo è a sua volta suddiviso in due passaggi, valutazione e selezione. Si tratta di valutare le soluzioni generando una serie di criteri di valutazione. I criteri sono necessari per una valutazione obiettiva, imparziale e realistica delle potenziali soluzioni.

Il maggior numero possibile di criteri è raccolto dal contributo libero dei partecipanti (divergenza attiva). Successivamente, si procede con i contributi più appropriati per la valutazione delle soluzioni create nelle fasi precedenti (convergenza attiva).

Si esegue la valutazione e si identifica la soluzione finale. Si procede, con la soluzione scelta, nella prossima fase di implementazione.

Problem Solving con il Simplex Process

Fase 3 – Implementazione della soluzione

La soluzione deve essere accuratamente preparata per l’implementazione e questa deve essere eseguita in modo competente.

La fase prevede un supporto per l’assunzione di rischi misurati, l’impegno a costruire il cambiamento, la garanzia che la soluzione sia flessibile e adattabile.

Nell’ultima fase di questo metodo di problem solving si prende coscienza della soluzione e la si accetta. Si evitano così possibili conflitti una volta che le decisioni diventano operative.

Step 6 – pianificazione delle azioni

La pianificazione delle azioni consiste nello scoprire i compiti necessari prima e durante l’implementazione. Attraverso i metodi decisionali di gruppo che sono stati utilizzati in precedenza, si analizzano possibili scenari di implementazione.

Quindi si scelgono le azioni da portare avanti.

Step 7 – pianificazione dell’accettazione

Ottenere l’accettazione incoraggia i membri dello staff ad assumersi la responsabilità dei cambiamenti necessari per implementare e utilizzare la soluzione. Ciò comporta la raccolta di idee per ridurre la resistenza al cambiamento.

Step 8 – attuazione delle decisioni

L’azione è la fase finale e sottindente che intraprendere un’azione fa parte del processo decisionale generale e di ogni processo di problem solving. Merita molta attenzione quanto le altre fasi.

Una volta completata l’implementazione, si torna alla Fase 1 per continuare a perfezionare il problema e la soluzione.

Panoramica del processo Simplex

Il Simplex Process è più complesso di molti altri esempi di problem solving, in quanto richiede lo sviluppo di competenze in materia di convergenza e divisione attive, oltre al rinvio verticale del giudizio.

Tuttavia, ciò consente un approccio approfondito e creativo alla soluzione dei problemi, che produce modi nuovi e innovativi per ottenere e implementare una soluzione.

Punti chiave

Il processo Simplex è un metodo efficace che conduce il gruppo di problem solving attraverso ogni fase della procedura di risoluzione dei problemi, dalla diagnosi del problema all’implementazione di una soluzione.

Il Simplex Process è un esempio di problem solving completo e approfondito. Nonostante richieda molto tempo e abilità specifiche, è forse il modello migliore per ottimizzare costantemente i processi e i prodotti di un’impresa.

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Giacomo Lanzi

Giacomo Lanzi

Dopo studi in psicologia e letteratura, dal 2010 mi sono dedicato alla grafica web e all'editing per testi universitari. Sono un content creator per il web dal 2012. Dopo un'esperienza di due anni come manager di un team italiano per una compagnia internazionale a Berlino, ho deciso di tornare alla libera professione e di dedicarmi del tutto al web. Oggi offro servizi come autore, content creator, grafico web e SEO expert. Mi caratterizzano un attitudine al pensiero critico, abilità nella guida di un team, la cura dei dettagli e l'impegno che metto in ogni progetto, siano essi personali o professionali.